社内Wikiとは？メリットや導入のコツ、おすすめツールを徹底解説

働き方改革の煽りを受けて、業務改善や属人化が注目を浴びています。
多くの企業で、すでに業務改善や属人化を防ぐ取り組みを考え始めていることでしょう。

今回は、情報共有を通じた業務改善のツールとして、「社内Wiki」をご紹介します。
導入の際のポイントやおすすめの社内Wikiツールも紹介しますので、参考にしてください。

社内Wikiとは

社内Wikiとは、社内で情報共有・蓄積をするためのツールのことです。
Wikipediaの社内版だと思えば、分かりやすいでしょう。

社内Wikiの主な機能

社内Wikiには、一般的に以下のような機能があります。

社内Wikiの機能はシンプルですが、多くの業務に活用できます。
例えば、業務マニュアルを社内Wiki上で作成することが可能です。
編集したい内容があるときにはいつでもオンライン上で編集し、変更内容が自動で社内にも共有されます。

社内Wikiのメリット

既に多くの企業で活用されている社内Wikiですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。

情報の一元管理

社内Wikiをすれば、情報を一元管理できます。
情報を一つの場所に集約することで、情報の共有・蓄積が実現可能です。

全社で情報を共有することで、情報を取得するための無駄なコストを削減できます。

業務効率化

社内Wikiの活用は、業務効率化にも繋がります。
情報を探す時間や、質問・共有にかかる手間を削減することが可能です。

属人化の防止

ナレッジを社内で共有することで、誰か一人しか業務について把握していない、といったような属人化の状態を防止できます。
社内Wikiを通じて属人化を防ぐことで、担当社員が欠勤・異動・退職した際などにも、業務を滞らせることなく進められるでしょう

教育コストの削減

社内Wikiがあれば、従業員の教育コストも最低限にすることができます。
社内Wikiは、指導担当者にとっても、従業員にとっても、便利にアクセスできるツールとなるでしょう。

質問せずとも社内Wikiで解消できたり、いちいち個人的に情報共有をする必要がなくなります。

社内Wikiを導入する際のポイントと注意点

社内Wikiを導入する際のポイントや注意点をご紹介します。
また、社内Wikiツールの選定ポイントも紹介するので、選ぶ際の参考にしてください。

社内Wiki導入時のポイント・注意点

やみくもに社内Wikiを導入しても、十分な効果を得ることはできません。
社内Wikiの導入時には、どのようなことを意識すればよいのでしょうか。

社内Wiki導入・推進のためのプロジェクトをたちあげる

導入の際には、社内Wikiの導入・推進を進めるチームをたちあげましょう。
導入から普及・運用まで、責任をもって遂行するチームがいることで、導入がスムーズに進みます。

事前に運用ルールを定める

導入後に混乱することのないよう、運用ルールを事前に定めておくことも大事です。
権限設定や他のツールとの使い分け、更新のタイミングなどを定めておくと良いでしょう。

事前にコンテンツを用意する

事前にある程度のコンテンツを用意しておくことで、一から従業員がつくる必要がなくなります。
導入後すぐに閲覧できるよう、最低限の情報を書き留めておきましょう。

導入の目的を明確にする

導入の際には、その目的を明確化し、社内で共有しましょう。
社内Wikiの必要性が伝わっていなければ、導入しても上手く機能しません。

社内Wikiの選定ポイント

実際に社内Wikiを選ぶ際のポイントをご紹介します。

必要な機能が備わっているか

自社が求める機能が備わっているかどうかをよく確認しましょう。
利用可能人数や権限設定、検索性、クラウド型/オンプレミス型などの利用環境が自社に合っているかどうかが重要です。

誰でも使いやすいか

どれだけ立派な社内Wikiでも、従業員にとって使いにくければ、かえって業務が非効率になってしまいます。
ITツールに不慣れな社員でも利用できるかどうか、事前に必ず確認しましょう。

セキュリティ

社内の情報がまとめられている社内Wikiにおいては、万全のセキュリティ対策が求められます。
運営会社がどのようなセキュリティ対策をとっているのか、十分に確認する必要があるでしょう。

コスト

コストが適切かどうかも確認しましょう。
コストが機能に対して見合っているかどうか、予算に合っているかどうかは、社内Wikiを利用するにあたって重要なポイントです。

おすすめの社内Wikiツール3選

最後に、おすすめの社内Wikiツールをご紹介します。
社内Wikiツール選びの際の参考にしてください。

NotePM

「NotePM」製品情報はこちらから

NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できる「ナレッジマネジメントツール」です。

特徴

Notion

「Notion」製品情報はこちらから

Notionはメモ作成やタスク管理ができる多機能ツールです。

特徴

Evernote

「Evernote」製品情報はこちらから

Evernoteは、Web上に情報蓄積ができるクラウド型ツールです。

特徴

建築業の情報共有なら『建築業向け管理システム　アイピア』

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

アイピアはここが便利！6つのポイント

• 問合から引渡しまで工事に関するあらゆる情報を一括で管理できる
• 工程表や必要書類を簡単に作成できる
• 工程や写真、書類の管理や共有が簡単・スピーディ
• 現場の進捗状況をどこでも確認できる
• 会社に利益が残る
• 経営状況を把握・分析できる

施工管理システム『アイピア』はこちら

まとめ

社内Wikiとは、社内で情報を共有・蓄積できるツールです。
社内Wikiを活用することで、業務効率化、属人化の防止などのメリットを得ることができます。

また、社内Wikiを選ぶ際には、機能や操作性、価格、セキュリティ対策に注目しましょう。
この記事を参考に、自社に合ったものを選んで、ぜひ生産性向上に役立ててください。