日報を作成している社会人の方は多いと思います。
しかし、何のために作成しているのか分からず、会社から言われたのでやっているという方も少なくありません。
正直、毎日日報を書くのは大変で面倒だと思っている人もいると思います。
今回は、日報アプリ・ツールを活用することで、今まで煩わしかった日報の作成が改善するのかを見ていきましょう。
目次
日報アプリ・システムとは
初めに日報とは何なのか、アプリやシステムを利用することでできることは何なのかご紹介します。
日報作業における問題点
日報とは一日に行った業務報告書であり、主に営業の行動管理に使われます。
例えば、今日行ったタスクやお客様との商談の内容や振り返りなど、会社ごとに決まったフォーマットに記入をしていきます。
日報作業で起きがちな問題点は、
- 外出先での日報作業ができず営業担当の負担が大きくなっている
- 帰社するのを待たないといけないため、営業戦略に遅れが生じる
このようなことが日報作業では発生しやすいのが現状です。
日報アプリ・システムで改善できる
上記のような問題を解決する方法の一つとして日報システムが挙げられます。
日報アプリ・システムとは、お客様との商談内容や今後のアポイントメントを入力し、社内で報告や分析、情報共有することができるシステムです。
システムやアプリであれば、外出先からの日報報告ができるほか、過去の日報データをもとに新たな戦略や改善策の検討を行うことができます。
このように、日報システムを活用することで、日報作業の業務効率化だけでなく、従業員の生産性の向上や新たな戦略の考案の可能性があるのです。
日報アプリ・システムの主要6選
では、日報アプリ・システムの中で弊社がおすすめする6つをご紹介します。
ぜひ、自社に合うシステムやアプリを見つけてください。
日報アプリ・システムの比較表
以下でご紹介する日報アプリ・システムを一覧表にまとめました。
比較する際、ぜひご参照ください。
Gamba!
導入実績8,500社で継続率97％を誇る日報共有アプリです。
「いいね！」やコメントを社内SNS型で行う事でコミュニケーションが向上し、新しいコラボレーションが生まれる仕組みづくりがアプリ内で出来ています。
また、Googleカレンダーと連携ができ、予定を引き込んだり、テンプレート登録や前日の引用など、入力の手間を省く仕組みがある為、とても簡単に使う事ができます。
無料トライアルは15日間でビジネスプランを体験することができます。
| 環境 | アプリ |
|---|---|
| 価格 ※一人当たり | ビジネスプラン：800円／月もしくは8,000円／年 エンタープライズ：1,600円／月もしくは16,000円／年 |
| 体験版 | 15日間体験あり |
未来日報
未来日報は顧客管理ができる日報アプリです。
日報を作成する中で顧客情報を蓄積して、CRMとして活用することができます。
スケジュール機能やToDo管理機能など、機能も豊富です。
無料トライアルは30日間出来るので、気軽に試してみることができます。
| 環境 | アプリ |
|---|---|
| 価格 | Aプラン(1～20ユーザー)：6,480円/月 Bプラン(21～50ユーザー)：15,120円/月 Cプラン(51～100ユーザー)：28,080円/月 |
| 体験版 | 30日間の体験あり |
BeWorks
BeWorksは案件登録をすることで案件に紐づいた日報を作成することができます。
その他にはｍスケジュール機能やタスク管理機能、チャット機能、ワークフローの承認機能、
グループウェア機能など様々な機能が一元で管理ができます。
また、日報の情報から労務時間も自動で作成するので、勤怠管理としても活用することができます。
導入時にかかる初期費用も無料であるので、始めやすいことも魅力の一つです。
日報機能だけでは物足りない方はBeWorksを検討してみてはいかがでしょうか？
| 環境 | システム |
|---|---|
| 価格 | 月額5,000円／1契約 ライセンス料：月額1,000円／1ユーザー 追加容量：月額1,000円／1GB |
| 体験版 | 1か月の体験あり |
houren.so
写真を使って日報を作成することができます。
現場や商談の議事録などを写真で撮り、日報として提出することができるので日報の作成時間を大幅に短縮できます。
その他の機能としてはコミュニティ機能や目標管理機能、タスク機能、はもちろんの事サンクスポイント機能という他にはあまりない機能もあります。
| 環境 | ブラウザ版/アプリ |
|---|---|
| 価格 | 中小規模事業者向けプラン(月額)：基本料金(5ユーザーまで)2,500円、追加1ユーザーごと500円（全て税抜） |
| 体験版 | あり |
Asana
世界190か国100万以上のチームが利用する、日報作成・タスク管理ができるツールです。
タスクやプロジェクトを直感的な操作で一元管理ができ、リアルタイムで情報の共有ができるため、いつでもどこでもウェブ上やアプリで確認が可能です。
また、GoogleやZoomなど様々なツールと連携することができるので、ファイルの添付や会議後の情報共有などが簡単にできる仕様になっています。
| 環境 | ブラウザ版/アプリ |
|---|---|
| 価格 | 【個人及び小規模チーム向け】 ・Personal 0円（最大10人まで）・Starter 1,475円（最大500人まで） ・Advanced 3,300円（最大500人）※1ユーザーあたり※ 【企業向け】 ・Enterprise・Enterprise+ 別途問い合わせが必要 |
| 体験版 | あり（30日間無料トライアル） |
PigeonCloud
企業のあらゆる情報をWebデータベース化して一元管理できるツールです。
顧客情報や請求情報等、スマートフォンやタブレットなどのブラウザ上からどこでも閲覧が可能です。
コードやシステムの専門的な知識は不要で、ユーザーが迷わないようにシンプルな画面で設計されているので、誰でも使いやすいツールとなっています。
| 環境 | ブラウザ版 |
|---|---|
| 価格 | 【ユーザー数プラン】 ・10人まで 月額1,000円/1人当たり ・11人以上 月額800円/1人当たり 【同時ログイン数プラン】 ・20人まで 月額2,000円/1人当たり ・21人～250人まで 月額1,800円/1人当たり |
| 体験版 | あり（30日間無料トライアル） |
日報アプリ・システムのメリット
日報の目的を見てきましたが、毎日日報を作成するのは、正直面倒だと思う方もいると思います。
日報の重要性は理解していても日報を作成するのに１０分も２０分もかかってしまうと業務負担は大きくなります。
現在、日報の作成をExcelや紙で作成しているようでしたら、日報アプリを利用することで、作成時間の軽減や修正の軽減になります。
重複入力の軽減
Googleカレンダーなどのスケジュールツールから今日の予定を取り込んだり、
顧客情報や案件情報と紐づけることができる日報アプリもあります。
これにより、同じ内容を転記したり再入力などの重複作業がなくなるので、業務効率の改善につながります。
外出先からでも入力ができる
日報アプリにすることで、外出中からでも入力することができます。
営業先から直帰する日でもスマホで手軽に日報を作成することができます。
また、チェット機能が付いたアプリもあるので、商談や業務フローについてなど、同僚や上司と簡単にコミュニケーションをとることができます。
グループウェアに詳しい記事はこちら
日報管理アプリ・システムの導入時の注意点
日報アプリやシステムでは、日報の作成や情報共有が簡単に行え、外出先からでも日報業務ができる便利な機能ではありますが、システムを導入するだけでは劇的な効果は見込めません。
日報アプリ・システムを用いて業務を効率化させるためには、以下のような点に注意しなければいけません。
セキュリティ対策の徹底
日報アプリ・システムを導入し、まず注意しなければいけないのは、SNSと取り違えたために発生する情報漏洩です。
日報アプリは、マルチデバイス対応となっており、回線でクラウドのアクセスさえできれば自身のパソコンやスマートフォン、タブレットからでもログインが可能となっています。
使いやすさを重視しているため、LINEなどのSNSの画面と操作が似ているため、日報を入力する社員がSNSをよく使っていた場合、日報アプリとSNSが混同してしまう恐れがあります。
そのため、日報アプリに入力する予定だったものをSNSに投稿してしまい、社内の情報が漏洩してしまうといったリスクがあります。
従業員側に慣れが必要
日報アプリ・システムを導入し、日報作業が効率化されるまでには「従業員側に慣れの時間が必要」となってくる点です。
これまで紙やメール等で日報の管理をおこなっていた場合や、システムを運用することが苦手な方にとっては、システムを活用し業務を効率化できるまでにある程度時間がかかってしまうため、注意が必要となってきます。
しかし、多くの日報アプリやシステムは、ユーザー視点に立ち比較的簡単に日報作業が出来るように、工夫がされているものも多く存在します。
システムやアプリが苦手な方は、簡単に日報の作成ができるシステムを選ぶか、サポートが手厚いものを選ぶようにしましょう。
コストがかかる
日報アプリやシステムを導入するには、コストがかかります。
これまで、紙やメール等で日報管理をしていた場合、追加でコストがかかることになります。
多くの日報システムやアプリでは、利用する人数に応じて価格が変動する料金プランとなっているため、社内で予算の検討や社内承認を行うようにしましょう。
業務効率化に詳しい記事はこちら
労務日報の作成が可能『建築業向け管理システム アイピア』
アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。
アイピアはここが便利！6つのポイント
まとめ
多くの企業が日報をクラウドアプリに変更していっています。
Excelや紙での日報よりアプリの方が楽で、生産性が高い事を証明しているのではないでしょうか？
ほとんどの日報アプリがお試しができますので、まずは触ってみてはいかがでしょう。
